Schritt für Schritt
zur prüfbaren Abrechnung.

Lege Zeitraum, betroffene Einheiten, anwendbaren Rechtsbereich und Vertragsunterlagen fest. Betriebskosten für Mietobjekte, Aufwendungen einer Eigentümergemeinschaft und Heizkosten sind nicht automatisch derselbe Abrechnungsfall.

Sammle Rechnungen und Gutschriften mit Leistungsbeschreibung, Datum und Objektbezug. Trenne Anschaffung, Reparatur und laufende Leistung dort, wo die fachliche Einordnung das verlangt. Eine erkannte Summe ersetzt keine Prüfung der Kostenart.

Vergleiche Flächen, Einheiten, vereinbarte Schlüssel, Ablesungen und Verbrauchsdaten. Widersprüche bleiben als offene Punkte stehen. Eine rechnerische Verteilung ist erst belastbar, wenn ihre Grundlage zum konkreten österreichischen Abrechnungsfall passt.

Übernimm die tatsächlich erfassten Zahlungen und kontrolliere den richtigen Zeitraum. Kläre bei einem Wechsel, wer die Abrechnung erhalten soll und wie ein Überschuss oder Fehlbetrag zu behandeln ist. Eine allgemeine taggenaue Aufteilung wäre hierfür zu grob.

Kontrolliere Gesamtsummen, Einzelanteile, Empfänger und Anlagen. Halte fest, welche Rückfragen gelöst wurden und wer freigegeben hat. Erst die abschließende fachliche Prüfung macht aus dem vorbereiteten PDF die Unterlage für den vorgesehenen Versand.

Eine österreichische Betriebskostenabrechnung beginnt beim Gebäude und beim Vertrag: Gilt das MRG ganz oder teilweise, das WGG, das WEG oder eine vertragliche Regelung? Davon hängen Kostenarten, Verteilung, Abrechnung und Einsicht ab. Eine deutsche Betriebskostenliste ist dafür keine allgemeingültige Grundlage.

Heiz- und Warmwasserkosten können zusätzlich unter das HeizKG fallen. Verbrauch, Ablesezeitraum und technische Versorgungsanlage müssen zum Abrechnungsfall passen. Die Software führt die Unterlagen zusammen; die fachliche Einordnung bleibt eine eigene Prüfung.

Bei einem Nutzerwechsel müssen Abrechnungsart und richtiger Empfänger gesondert geklärt werden. Insbesondere im Vollanwendungsbereich des MRG lässt sich eine pauschalierte Betriebskostenabrechnung nicht pauschal nach Aufenthaltstagen zwischen früherem und neuem Mieter aufteilen.