Gemeinsam verwalten.
Verantwortung klar halten.

Selbstverwaltung braucht eine klare Aufgabenverteilung innerhalb der Eigentümergemeinschaft. Halte fest, wer Unterlagen führt, Zahlungen bearbeitet und welche Entscheidungen durch die Gemeinschaft zu treffen sind. Eine Software übernimmt diese Befugnisse nicht.

Beschlüsse, Angebote, Rechnungen, Pläne und Vereinbarungen sollen auffindbar bleiben. Zugriffe richten sich nach Rolle und berechtigtem Zweck. Private Notizen oder Dokumente einzelner Eigentümer gehören nicht ohne Prüfung in einen allgemeinen Verteiler.

Stelle geplante Arbeiten, erwartete laufende Aufwendungen und Rücklagenbeiträge getrennt dar. Die vorgeschlagenen Beiträge brauchen eine geprüfte Grundlage. Später wird die tatsächliche Abrechnung mit den erfassten Belegen abgeglichen.

Zur Entscheidung gehören Gegenstand, Unterlagen, Äußerungsmöglichkeit, Stimmgewichte, Ergebnis und Verständigung. Bei Unklarheiten wird der österreichische Einzelfall fachlich geprüft. Ein Mehrheitsklick nach Kopfzahl ist keine allgemeine WEG-Regel.

Dokumentiere offene Aufgaben, wiederkehrende Termine und den aktuellen Unterlagenstand. So kann eine andere zuständige Person den Zusammenhang übernehmen. Der Nutzen entsteht durch nachvollziehbare Arbeit, nicht durch eine pauschale Zusage entfallender Verwaltungskosten.

Im WEG 2002 sind Verwaltung und Willensbildung getrennt zu betrachten. Eine Nachricht an Eigentümer, ein freigegebener Text und ein rechtswirksamer Beschluss sind verschiedene Schritte. Auch bei einer Beschlussfassung außerhalb einer Versammlung muss die Gelegenheit zur Äußerung berücksichtigt werden.

Führe Gegenstand, Unterlagen, Eigentümerstand, Vollmachten, Stimmgewichte und Ergebnisse zusammen. Die zuständige Person prüft das konkrete Verfahren, die erforderliche Mehrheit und die Bekanntmachung. Eine digitale Rückmeldung allein beantwortet diese Fragen nicht.

Die Vorausschau nach dem WEG 2002 verbindet absehbare Arbeiten, voraussichtliche Aufwendungen und die Beiträge zur Rücklage. Sie ist keine Jahresabrechnung und nicht einfach ein deutscher Wirtschaftsplan mit anderem Namen.

Dokumentiere, auf welcher Grundlage eine Vorschreibung vorbereitet wird: Gemeinschaft, Verteilung, Betrag, Zeitraum und Fälligkeit. Die Verwaltung prüft Befugnisse und Vereinbarungen, bevor sie neue Sollstellungen übernimmt. Die Rücklage bleibt getrennt von laufenden Aufwendungen nachvollziehbar.